¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar? Hoy quiero compartir contigo esta guía de cómo crear un evento y las acciones que se deben llevar a cabo en cada fase. Recuerda que la gran clave para un buen montaje es una buena estrategia previa de planificación y que exista un objetivo y línea general del evento; que se tenga una decisión integral entre audio, sonido, colores y ambientación y sobre todo, en el caso de una fiesta, que vaya con el gusto de los más importantes, los anfitriones .
Factores comunes para organizar un evento
El primer factor común para organizar un evento es la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren conseguir
Para planificar un evento tienes que tomar en cuenta lo siguiente:
- Tipo de evento
- El público objetivo
- La fecha y lugar de celebración
- El presupuesto
- El programa del desarrollo del evento
- Las gestiones con los proveedores
- Las acciones durante, antes y después del evento.
Fases de un evento
La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la idea.
La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es el momento de visitar el lugar donde va a desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que pueda seguir el equipo de producción.
La fase de postproducción donde se analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente.
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